Factures PDF et Factur-X

PDF lisible et données électroniques

• Le PDF lisible présente le vendeur, le client, les lignes, les taxes, les totaux et les règlements du document. Il se consulte dans un lecteur PDF.
• L’enrichissement Factur-X ajoute au PDF un fichier de données électroniques, nommé « factur-x.xml », destiné aux logiciels qui savent l’exploiter. Voir les pages de la facture ne permet pas de savoir si cette pièce jointe est présente.

Le parcours d’enrichissement concerne les factures validées. Un devis non validé ou une note de frais peut être téléchargé en PDF sans passer par ce parcours : tous les justificatifs ne doivent pas être assimilés à des factures Factur-X.

Un lecteur capable d’afficher les pièces jointes peut permettre de repérer le fichier XML. Sa présence ne constitue toutefois pas à elle seule une validation complète du document ou une preuve d’acceptation par une plateforme.

Vérifier les informations de votre établissement

Dans Configuration ? Options générales ? Coordonnées, vérifiez les données utilisées sur la facture et dans les données électroniques : nom de l’établissement, adresse, code postal, ville, pays réel et courriel de contact. Ce courriel de contact est distinct de votre adresse personnelle de connexion.

• Pour une boutique française, le SIREN doit comporter 9 chiffres ou le SIRET 14 chiffres. Les séparateurs usuels sont retirés par le logiciel ; contrôlez le numéro obtenu.
• Renseignez le numéro de TVA ou choisissez « TVA non applicable » lorsque cela correspond à votre situation. Pour un numéro français, le contrôle porte sur le préfixe FR, les deux caractères de clé, les neuf chiffres du SIREN et leur cohérence avec le SIREN ou SIRET déclaré.
• Vérifiez « Type d’activité principal » : le choix doit permettre d’identifier la vente de biens ou la prestation de services. Si le message signale ce champ, corrigez-le dans les coordonnées et enregistrez.

Ces contrôles de format ne vérifient pas votre inscription auprès d’un registre. Si les informations d’identité sont déjà verrouillées dans la configuration, contactez l’assistance pour leur correction.

Vérifier le client rattaché à la facture

Ouvrez la fiche du client concerné, depuis Configuration ? Clients ou depuis sa fiche dans la vente. Vérifiez son nom ou sa raison sociale, son adresse, le code postal, la ville, le pays et, selon sa situation, le numéro de société et le numéro de TVA. Son courriel permet notamment l’envoi du justificatif ; il ne prouve pas une transmission par une plateforme.

Dans le parcours actuel, le numéro de société du client, utilisé comme SIREN ou SIRET, distingue le traitement professionnel du traitement particulier. Un identifiant renseigné doit contenir 9 ou 14 chiffres. S’il est renseigné mais invalide, le logiciel signale une erreur au lieu de traiter silencieusement ce client comme un particulier.

Un client sans ce numéro est traité comme un particulier dans les données électroniques. Ne supprimez donc pas le numéro d’un client professionnel pour faire disparaître l’alerte. Pour un client étranger dont l’identifiant réel n’est pas accepté, conservez ses informations exactes et demandez à l’assistance de vérifier le cas.

Les pays doivent être correctement renseignés. Le logiciel peut retrouver un pays à partir d’autres informations disponibles, mais une valeur déduite ne remplace pas la vérification du pays réel du vendeur et du client.

Comprendre « Le PDF a été généré sans Factur-X »

Ce message signifie que le PDF a pu être produit, mais que l’enrichissement électronique n’a pas abouti ou n’a pas pu être tenté. Il ne signifie pas que la commande a été annulée, que la facture est redevenue un brouillon ou que son paiement a échoué.

• SIREN/SIRET de la boutique invalide : corrigez le numéro dans les coordonnées de l’établissement.
• Numéro de TVA absent, invalide ou incohérent : vérifiez le numéro et sa correspondance avec le SIREN/SIRET ; renseignez votre situation réelle.
• SIREN/SIRET du client invalide : corrigez le numéro de société dans la fiche du client rattaché à cette facture.
• Type d’activité principal à préciser : vérifiez le choix de vente de biens ou de prestation de services dans les coordonnées.
• Totaux ne correspondant pas aux articles : faites vérifier la facture et ses lignes par l’assistance, notamment en présence de TVA sur marge. Une facture validée conserve ses règles de verrouillage.
• « Une erreur a empêché l’ajout des données électroniques » : le problème peut relever du serveur, des contrôles des données électroniques ou de leur ajout au PDF. Si les informations sont correctes, transmettez le message et la référence de la facture à l’assistance.

L’avertissement peut apparaître dans la caisse après la génération et ne pas être répété à chaque téléchargement. Un lien public ou un envoi en arrière-plan ne présente pas nécessairement la même notification. L’absence d’alerte ne constitue donc pas une certification du fichier.

Corriger puis réessayer sur la même facture

1. Notez le motif affiché et la référence de la facture. Corrigez les coordonnées de l’établissement ou la fiche client concernée, puis enregistrez les changements.
2. Retrouvez la même commande dans l’Historique et utilisez de nouveau « Télécharger le justificatif ». Ne créez pas une nouvelle facture simplement pour retenter l’ajout de Factur-X.
3. Vérifiez le nouveau fichier et le résultat signalé. Un téléchargement immédiat peut réutiliser un PDF déjà préparé ; si les anciennes informations persistent ou si le motif reste affiché, demandez une vérification à l’assistance.

Si votre destinataire exige un fichier enrichi ou des contrôles particuliers, faites vérifier le résultat avant de le lui transmettre. La réédition reste soumise aux règles de duplicata et de traçabilité des justificatifs.

Comprendre les duplicatas, impressions, téléchargements et envois

Portée des contrôles et de PDF/A

Le générateur contrôle la structure des données électroniques avant leur ajout. Ce contrôle ne couvre pas à lui seul toutes les règles métier et ne réalise pas une validation complète de conformité PDF/A du fichier final.

Il ne faut donc pas déduire de l’ouverture du PDF, de sa pièce jointe XML ou de la réussite du téléchargement une garantie générale d’authenticité, de conformité PDF/A ou d’acceptation par tous les destinataires. Les contrôles demandés par votre plateforme ou votre destinataire restent à vérifier séparément.

Télécharger, envoyer et transmettre par une plateforme

• Télécharger enregistre un fichier sur votre appareil. Cela ne l’envoie pas automatiquement au client ou à une plateforme.
• Imprimer, envoyer par courriel, SMS ou courrier utilise les actions de justificatif proposées par le logiciel. Ces actions ne prouvent pas un dépôt ni une acceptation dans un circuit de facturation électronique.
• Utiliser une plateforme suppose son propre parcours de connexion, d’activation et de transmission. Vérifiez le résultat de la facture dans le service concerné ; un compte connecté ou une déclaration de plateforme en cours ne constitue pas un accusé d’acceptation de chaque document.

La synchronisation comptable et la transmission électronique sont également à distinguer. La présence de données Factur-X dans un PDF ne signifie pas que les données ont été transmises à une plateforme ou à l’administration.

Consulter le guide de l’intégration Pennylane

Voir aussi

• Préparer, valider et régler le document
• Envoyer une facture ou un devis
• Conditions de règlement et mentions de facture
• Gestion des clients
• Options de configuration générales
• Configuration des imprimantes